Gemeentelijke dienst: bemensing of besturing ?

De startsituatie

Een grote gemeentelijke dienst heeft moeite om mensen op het middenkaderniveau vast te houden. Er is sprake van een hoog verzuim en verloop. Posities moeten worden bezet door interim managers. De afdeling P&O van de dienst vraagt zich oprecht af: nemen we de verkeerde mensen aan of maken we het goede managers onmogelijk om hier hun werk te doen

Onze opinie

De vraag van de afdeling P&O is een veel voorkomende en legitieme vraag: maken we het door de inrichting en werkwijze van de organisatie mensen niet onnodig lastig om hun werk goed te kunnen doen? Wat hier speelt is een bemensings- of besturingsvraagstuk.

Onze analyse

De dienst is het resultaat van een fusieproces waarbij verschillende kleinere diensten met elk hun eigen structuur, cultuur en werkwijze, in elkaar zijn geschoven. Wij zijn begonnen met het in kaart brengen van de werkprocessen, en hebben de afbakening van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende managementniveaus kritisch tegen het licht gehouden. Conclusie: veel overlap tussen de verschillende niveaus. Een situatie waardoor ambitieuze leidinggevenden als het ware  werden ‘uitgelokt’ om elkaars werk over te nemen. Of juist, als het zo uitkwam, werkzaamheden achterwege te laten met als excuus dat een ander hiervoor verantwoordelijk was. Ditzelfde gold voor de afstemming met opdrachtgevers en partners in de omgeving. Hoewel er ook in de competenties van leidinggevenden hiaten zaten, was onze conclusie dat er vooral sprake was van een besturingsvraagstuk. Het besturingsmodel was complex, gaf veel ruimte voor ongewenst gedrag en maakte het lastig om de betrokkenen aan te spreken op dit gedrag.

De bestaande situatie bij de dienst kan als volgt worden weergegeven:

Onze oplossing

Met behulp van een aantal werkgroepen waarin de verschillende managementfuncties vertegenwoordigd waren, en in bijeenkomsten met leidinggevenden hebben we vervolgens een nieuw ontwerp gemaakt voor de aansturing van de dienst. Als resultaat is er een model tot stand gekomen dat minder niveaus bevat, duidelijker afgebakende resultaatgebieden omvat en beter aansluit bij de omgeving. Het nieuwe model ziet er als volgt uit:

Het nieuwe besturingsmodel maakt een assessment van de noodzakelijke en aanwezige competenties van leidinggevenden zinvol. Interne en externe verantwoordelijkheden zijn duidelijker aangegeven en de daarvoor noodzakelijke competenties makkelijker te herkennen.