Stop met het klassieke beoordelingsgesprek, hier het alternatief dat werkt

21/11/2018

Het einde van 2018 is in zicht. In veel organisaties begint weer het jaarlijkse ritueel van terugblikken in de vorm van beoordelingsgesprekken. Jammer, want de traditionele vorm van beoordelingsgesprekken, en ook functioneringsgesprekken, blijken vaak onbevredigend. Niet vreemd als je bedenkt dat prestaties van een heel jaar in één gesprek worden geëvalueerd, het gesprek een momentopname is en doelen die in januari zijn gesteld in december achterhaald kunnen zijn. Daarnaast is er de neiging om medewerkers met elkaar te vergelijken en wordt voorbijgegaan aan individuele kwaliteiten en ontwikkeling.
Om het boud te stellen: het jaarlijkse beoordelingsgesprek heeft nauwelijks positief effect op prestaties, het demotiveert, medewerkers voelen zich ondergewaardeerd en het levert frustratie op, zowel bij medewerkers als bij management.

Een meerjarig onderzoek van HRM-deskundige Kilian Wawoe (gepubliceerd in 2017) onder managers en medewerkers bevestigt dat het klassieke functionerings- en beoordelingsgesprek niet meer van nu is. Er is behoefte aan doorlopende coaching waarbij medewerkers gedurende het jaar horen hoe ze het doen: wat goed gaat, wat kan anders, zonder beoordelingsschalen of -formulieren. Juist in deze tijd waarin veranderingen en ontwikkelingen elkaar sneller opvolgen, steeds meer in tijdelijke projectteams en in wisselende rollen wordt gewerkt, de hiërarchische structuur plaats maakt voor plattere, netwerkorganisaties, is de behoefte aan een continu proces van waarderend ontwikkelen groot. Tel daarboven op dat in 2020 ruim een derde van de beroepsbevolking uit millenials (geboren tussen 1980-2000) zal bestaan. Een generatie die graag vooruit wil, bij wil dragen aan een gezonde organisatie, persoonlijke groei belangrijk vindt en direct wil horen hoe zij het doet. Deze generatie zal de klassieke manier van beoordelen al snel als een beknelling zien en als controle ervaren.

Onze visie, een realistisch wensbeeld
Een gezonde wendbare organisatie is gericht op groei en ontwikkeling en kan alleen slagen als ook de medewerkers zich voortdurend ontwikkelen, continue leren, reflecteren en feedback verzamelen én hierover durven te spreken met anderen en hun leidinggevenden. Deze benadering van sterke punten zal bij medewerkers leiden tot positieve emoties, meer zelfvertrouwen wat weer zorgt voor betere prestaties, meer innovatief gedrag, meer bevlogenheid, proactief gedrag en lager ziekteverzuim.
Dit lijkt idealistisch maar is zeker realistisch en vooral noodzakelijk. Zorg voor een cultuur waarin er focus ligt op leren, toekomst en talentontwikkeling.

CORDES heeft meer dan 30 jaar ervaring op het gebied van persoonlijke- en organisatieontwikkeling en begeleidt talloze organisaties bij de transitie naar de nieuwe vorm van feedback geven en waarderen. Een aantal randvoorwaarden is nodig om deze overstap werkelijk goed te maken.

Creëer een continue lerende en waarderende cultuur
Een cultuur van vertrouwen, openheid met ruimte voor experimenteren waarbij men ervan uitgaat dat de medewerker in de basis gemotiveerd is op het behalen van resultaten en intrinsiek gedreven is zich te ontwikkelen. Bij uitzondering zullen er nog stevige gesprekken plaatsvinden in het geval van disfunctioneren. Het zou naïef zijn om te denken dat dat nooit meer nodig is. Maar waarom zou je een heel systeem baseren op de disfunctionerende enkeling?

Nieuwe gespreksvoering
De gesprekken zijn gericht op de kwaliteiten die er al zijn, talentontwikkeling en groei, zonder dat de gevoelige punten of echte duidelijke verbeterpunten onbesproken blijven. Kortom de focus ligt op toekomst, de veranderende wereld en de gewenste ontwikkeling.
Niet één keer per jaar een gesprek, maar vaker en sneller feedback en feedforward uitwisselen, als in een continu proces. Niet alleen van leidinggevende naar medewerker maar ook andersom en onderling. Geen standaard aanpak maar aandacht voor persoonlijke en professionele groei, individuele unieke kwaliteiten en hoe deze optimaal ingezet kunnen worden.

Co-creatie en verantwoordelijkheid
Leidinggevende en medewerker maken in overleg prestatie- en ontwikkelafspraken. Van medewerkers wordt meer zelfsturing en persoonlijk leiderschap verwacht waarbij zij meer autonomie en vertrouwen krijgen en de eigen regie kunnen en mogen nemen. Door het in co-creatie formuleren van de gewenste afspraken ontstaat commitment en zijn de verwachtingen over een weer afgestemd. Er ontstaat een natuurlijke manier van leren en presteren.

Begeleid invoeren
Het vergt veel van organisatie, management en medewerkers om deze ontwikkelingsgerichte aanpak werkelijk te realiseren. Deze nieuwe vorm van de beoordelings- en functioneringscyclus, kan alleen maar succesvol zijn als het is ingebed in een ‘ontwikkelcultuur’. Cruciaal is dat binnen de top van de organisatie overeenstemming is over de meerwaarde van een waarderende ontwikkelcultuur en de ‘nieuwe instrumenten’. Vervolgens is het goed als het management wordt getraind in de juiste houding en gesprektechnieken. Het is een gezamenlijke verkenning en invoering van een nieuwe vorm van werken, leren en presteren. Het gaat verder en dieper dan het ‘intrainen’ van een vaardigheid of nieuw instrument. Begeleiding bij het invoeren van deze nieuwe aanpak is daarom ook essentieel.

Het is goed om te starten met kleine experimenten en gaandeweg uitproberen wat werkt en wat nodig is. Er ontstaan krachtige nieuwe vormen waarbij zowel leidinggevenden als medewerkers zich ‘eigenaar’ voelen van deze nieuwe werkwijzen. Niet 'het feestje van HR' of 'een verplicht nummer' maar een nieuwe vorm die bijdraagt aan een werkklimaat waarin leren, feedback en feedforward geven een vanzelfsprekend onderdeel is. 

Geïnteresseerd? Neem contact op met Frank van der Endt (vanderendt@cordes.nl) of Rieteke Bakker (bakker@cordes.nl).

Bekijk alle nieuwsberichten